تقنية الأسباب الخمسة: متى يتم استخدامها؟

كيف يمكن تحسين شيء يعمل بشكل سيء في الشركة؟ كم من الوقت يمكن أن يستغرق القيام بذلك؟ كل هذا يتوقف على الحل المستخدم. في هذه المناسبة ، نريد تسليط الضوء على مزايا تقنية 5 أسباب ، وهي طريقة تستكشف العلاقة بين السبب والنتيجة الكامنة للنزاعات للوصول إلى أصلها.

بمعنى آخر ، إنها أداة تسمح بمشاركة مجموعة من مختلف الجهات الفاعلة المعنية لرصد الأسباب حتى الوصول إلى أصل المشكلة. نظرًا لأنه لا يتطلب موارد كبيرة لتطبيقه ، فإنه يستخدم على نطاق واسع في مجالات العمل المختلفة. دعونا نرى بالتفصيل ما يدور حوله.

ما هي تقنية 5 أسباب؟

“الأسباب الخمسة” هي تقنية لحل المشكلات ، ابتكرها ساكيتشي تويودا ، والتي بدأ تطبيقها في مصنع سيارات تويوتا بهدف تحسين الإنتاج. على وجه الخصوص ، يهدف إلى اكتشاف ما هي العقبات التي تؤخر أو تمنع تحسين الأداء.

إنها طريقة تسعى إلى تجاوز الأسباب الظاهرة. يتكون من سؤال 5 أسباب بخصوص مشكلة. بهذه الطريقة ، يحاول الوصول إلى الجذر لفهم أن هناك ما يعمل كتأثير متسلسل والذي يطلق أو يحافظ على بقية المشكلات.

بهذه الطريقة ، بمجرد تحديد المصدر ، يمكنك التدخل لتغيير الموقف. إنها تقنية موصى بها للعثور على الأسباب ، وليس في مرحلة الحمل أو التطور.

أهمية وفوائد تقنية 5 أسباب

من خلال تقنية الأسباب الخمسة ، يتم استكشاف سلسلة النتائج بأكملها بين السبب والنتيجة. هذا يجلب معه العديد من الفوائد. بعد ذلك ، نقوم بتفصيلها.

اكتشف الأسباب والحلول المختلفة

عند البدء في الاستفسار عن الأسباب المختلفة ، تظهر الصعوبات والعقبات التي لها علاقة بقضايا متعددة. بهذه الطريقة ، فهي ليست قراءة خطية ، ولكن يمكن إثرائها بمكونات مختلفة.

مع ما سبق ، هناك فرصة أكبر للقدرة على إجراء التعديلات والنجاح في الحلول أو التحسينات المنفذة.

يقدم لمحة عامة عن المشاكل

لا تقلل هذه التقنية من المشكلة إلى سبب مباشر. من خلال استكشاف كل تعقيداته ، فإنه يوفر رؤية شاملة ، وبالتالي ، يؤدي إلى المزيد من الحلول المثلى.

فمن السهل أن تطبق

ميزة أخرى تتعلق بساطة التطبيق. من خلال أسئلة بسيطة ، من الممكن توضيح مسألة ربما لم يلاحظها أحد من قبل.

ما يجب أن يؤخذ في الاعتبار هو أنه من الضروري التحدث إلى الأشخاص المناسبين ، الذين يعرفون عن العمليات والذين لديهم دور نشط فيها لاستخدام معرفتهم.

يزيد من رفاهية الموظفين

إن حقيقة الاهتمام بتنفيذ التحسينات في مكان العمل لا تتعلق فقط بالإنتاجية على المستوى الاقتصادي ، ولكن أيضًا لتحسين رفاهية الموظفين وتحفيزهم . يؤدي هذا إلى تجنب مشاكل العمل ، والتي تؤدي لاحقًا إلى التغيب عن العمل .

كيفية تطبيق تقنية 5 أسباب في حل المشكلات

لتطبيق أسلوب 5 أسباب ، من الملائم إنشاء مجموعة عمل ، بحيث يمكنك الحصول على رؤية جماعية ووجهات نظر مختلفة حول أصل المشكلة. ثم يبدأ طرح الأسئلة.

من الأسباب المختلفة التي تنشأ ، من الممكن التفكير في نوع من الرسم البياني يسمح بتصور الأسباب. من الملائم استخدام السبورة حتى يتمكن الجميع من تصورها ، وقبل كل شيء ، حتى يتمكن كل واحد من المساهمة في أسباب أو مصادر جديدة للنزاع.

بعد ذلك ، ننتقل إلى تحديد أولويات التدخلات الأكثر إلحاحًا وضرورية ، حيث لا يمكن معالجة كل شيء في نفس الوقت. بالطبع ، بمجرد تحديد الإجراءات التي يجب اتباعها ، من الضروري تنفيذ التغييرات ومراقبة كيفية تأثيرها.

من المثالي أيضًا شرح سبب استخدام هذه التقنية ، بطريقة تجعل من تتم مقابلتهم هادئين. إنها ليست أداة تسعى إلى إلقاء اللوم ، ولكن لفهم كيف ولماذا تعمل الأشياء بهذه الطريقة.

ومع ذلك ، يجب أن يؤخذ في الاعتبار أنه على الرغم من أنه في حوالي 5 أسباب ، فإن الشيء الأساسي هو أن تكون قادرًا على إيجاد سبب المشكلة. يعني هذا أحيانًا أن تطلب أكثر أو أقل من هذا الرقم. بالمناسبة ، عليك أن تعرف كيفية تحديد الإجابات التي يجب أن تفكر مليًا فيها وأيها يجب أن تعرف كيفية المضي قدمًا والتعمق أكثر.

أمثلة على كيفية تطبيق تقنية 5 لماذا

دعونا نرى بعض الأمثلة لكيفية استخدام التقنية الخمسة لماذا

مثال 1

• لماذا يفشل الموظفون في تقديم تقاريرهم في الوقت المحدد؟ لأن لديهم اجتماعات كثيرة في اليوم.
• لماذا يعقدون اجتماعات كثيرة في اليوم؟ لأنه يتعين عليهم مشاركة تقدم أنشطتهم.
• لماذا يتعين عليهم مشاركة تقدم أنشطتهم؟ لأنهم لا يمتلكون نظامًا لإدارة الاتصالات والمعلومات يمكنهم من خلاله تحميل التطورات المذكورة.
• لماذا لا يوجد لديهم نظام لإدارة الاتصالات والمعلومات حيث يمكنهم تحميل السلف المذكورة؟ لأنه لا يوجد استثمار.
• لماذا لا يوجد استثمار؟ لأن المنطقة لا تثير الحاجة لتغيير عملياتها

بهذه الطريقة ، من خلال “رحلة الذهاب والعودة” هذه للأسئلة ، يتم الكشف عن أن السبب الأصلي يرجع إلى حقيقة أن منطقة العمل لا تأخذ في الاعتبار الحاجة إلى تعديل عملياتها لجعلها أكثر كفاءة.

وبالتالي ، عند معرفة السبب الذي يمنع إجراء عملية أفضل ، من الممكن التفكير في حلها بطريقة ما وتحسين المنظمة .

المثال رقم 2

• لماذا يوجد الكثير من شكاوى العملاء؟ لأن هناك تأخيرات في تسليم المنتجات.
• لماذا يوجد تأخير في التسليم؟ لأنه لا يمكنك تجميع الحزم في الوقت المحدد.
• لماذا لا يتم تجميع الحزم في الوقت المحدد؟ لأن هناك عدد قليل من الموظفين.
• لماذا يوجد عدد قليل من الموظفين؟ لأن الموارد البشرية لم تبدأ عملية البحث.
• لماذا لم يفعلوا؟ لأن ليس لديهم ما يكفي من الموظفين أيضًا.

من الممكن هنا أيضًا تحديد سبب التأخيرات التي تؤثر على جودة الخدمة وما يمكن فعله حيال ذلك.

أهمية إجراء التغييرات

بعد استشارة الأشخاص حول الأسباب والمشكلات التي تمنع الأداء الأفضل في مكان العمل ، من المهم أن تكون متسقًا وتنفذ التغييرات. 

بخلاف ذلك ، غالبًا ما تنشأ مشاعر بأنها “خدعة” ويفقد الناس الدافع ويترددون في التعاون في المناسبات اللاحقة.

على سبيل المثال ، يمكن أن تكون افتراضات فلسفة اللين ، التي تتكون من استبعاد كل ما هو غير ضروري ولا يولد قيمة ، طريقة جيدة لمواجهة التغييرات في الإدارة.

أيًا كانت الطريقة التي تريد اتباعها ، عليك أيضًا مراعاة الواقع وثقافة العمل ، نظرًا لأن بعض الإجراءات ليست دائمًا ذات صلة أو ممكنة.

المصدر / mejorconsalud.as.com